В условиях рынка многие предприятия столкнулись с необходимостью соблюдать секретность в своей деятельности для создания преимуществ по сравнению с конкурентами.
В этом может помочь ряд предварительных и постоянных операций по сохранению и ограничению информации о коммерческой деятельности предприятия.
Основополагающим документом, который используют в своей деятельности многие специалисты, является Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004 года «О коммерческой тайне».
Коммерческая тайна – это определенные данные о деятельности предприятия или организации, дающей преимущество в извлечении выгоды с получением дополнительного дохода на рынке или иную коммерческую выгоду.
Коммерческие данные – это различные сведения о ситуации на рынке в области научных разработок связанных с производством, поставках, объемах необходимых для дальнейшего продвижения продукта.
Информация необходима на всех уровнях управленческого персонала для принятия своевременных и правильных решений.
Информационные потоки можно классифицировать по категориям:
- В зависимости от временного периода:
- За определенный исторический период;
- Поведенческая текущая информация;
- Данные на уровне прогнозов (перспективная).
- В зависимости от этапа принятия решения:
- Основополагающая, содержит весь объем сведений о деятельности предприятия;
- Справочная, разъясняющая ситуацию в связи с различными аспектами деятельности предприятия;
- Перспективная (плановая), используется для планирования работы предприятия в будущих периодах.
- Основанная на степени охвата:
- Охватывающая все структуры, периоды;
- Индивидуальная, целенаправленная.
- Предназначенная для функциональной проверки:
- Учетно-плановая;
- Справочно-нормативная;
- Учетно-статистическая;
- Рекламно-маркетинговая.
- Связанная с периодичностью поступления:
- Мониторинговая данные;
- Дискретная, основанная на разовых эпизодических поступлениях необходимых сведений;
- Эпизодическая, поступающая по требованию.
В некоторых случаях в зависимости от сферы деятельности сведения делят на 2 подраздела:
- Коммерческие. Она содержит сведения о себестоимости, объемах, затратах, ценах и результатах продаж;
- Промышленные (инженерно-конструкторскую). Содержит необходимые сведения, связанные с устройством объекта, его технологическими и конструкторскими особенностями.
Сведения, используемые на предприятии для создания особого режима доступа в зависимости от ценности содержащихся сведений, делится на 3 части:
- Доступные, открытые;
- Доступная ограниченному кругу пользователей;
- Закрытая для руководящего состава предприятия.
Документы, содержащие информацию, относящуюся к 2 и 3 пункту, подлежат ограниченному использованию, и требует специальных правил документооборота.
Конфиденциальные данные – это определенный перечень сведений, отображенный на бумажном или электронном носителе с фирменными реквизитами предприятия доступ к которой имеет определенный круг лиц, согласно действующему законодательству РФ и утвержденным правилам и инструкциям.
Согласно действующему законодательству ограничен доступ к сведениям, содержащимся в документах:
- Банковских;
- Служебных;
- Военно-стратегического назначения;
- Коммерческих.
Необходимость соблюдения коммерческой тайны
Коммерческая тайна, содержащаяся в документах, может оказать воздействие на рынок, цены, условия заключения контрактов в случае доступа к ней третьих лиц. Для предотвращения подобной ситуации и вводятся законодательные и оперативные мероприятия обеспечивающие сохранность важной коммерческих сведений.
В виду её специфики коммерческая тайна не может быть доступной широкому кругу потребителей и должна охраняться законом и её владельцем с принятием соответствующих предупредительных мер.
Что может считаться коммерческой тайной
В Постановлении правительства РФ №35 от 5.12.1991 года указаны сведения, которые не могут быть засекречены или к ним ограничен доступ:
- Документы входящие в учредительный пакет;
- Финансовая отчетность предприятия;
- Данные о трудовом коллективе, данные о заработной плате сотрудников, данные по технике безопасности, экологической обстановке на предприятии и документы связанные с другими аспектами деятельности предприятия;
- Данные связанные с нарушением антимонопольного законодательства;
- Данные о должностных лицах имеющие акции, доли в уставных фондах других коммерческих предприятиях.
Предприниматель должен найти «золотую» середину, чтобы правильно организовать ограничения на документооборот для предотвращения разглашения важной коммерческих данных и в то же время соблюдать в обязательном порядке ограничения, установленные законодательством.
Информация о деятельности предприятия может быть получена с использованием 2 вариантов:
- Путем, установленным законодательством;
- Незаконно.
Для сбора Сведений в рамках закона используются всевозможные источники официальной информации: пресса, ТВ, интернет, пресс-релизы, выставки, проспекты, и официальные отчеты. Незаконные методы связаны с шантажом, подкупом, кражей, просушкой помещений, телефонов, проникновения в служебные ПК и другие методы, обеспечивающие получение сведений об объекте.
Для предотвращения потери секретной информации на предприятии разрабатывается ряд ограничительных мер устраняющих эти причины.
Данные, составляющая коммерческую тайну на предприятии можно отнести к категориям:
- Научно-технического содержания;
- Производственного характера;
- Финансовая;
- Связанная с коммерческой деятельностью предприятия;
- Деловая информация;
- Связанная с кадрами предприятия;
- Рекламно-маркетинговая.
По степени функциональности коммерческая тайна может являться:
- Информацией делового характера:
- Отчеты о ведении переговоров;
- Сведения о контрактах;
- Переписка о заключению контрактов;
- Данные о конкурентах;
- Данные о ранее подписанных контрактах;
- Статистические данные.
- Научно-техническая:
- Перспективные планы работ;
- Описание разработок;
- Планы внедрения новых разработок.
- Сведения производственного характера:
- Пакет документов, содержащий описание всех технологических процессов;
- Перспективные планы выпуска продукции; вводимые производственные мощности и запасы.
- Информация, связанная с управлением производством:
- Данные о структуре компании;
- Особенности управления;
- Использование новых методик связанных с управлением труда.
- Рекламно-маркетинговая информация:
- Стратегия развития предприятия;
- Планы рекламной деятельности;
- Технология реализации продукции;
- Методика сбыта продукции;
- Статистические данные с анализом фактических данных.
- Финансово-учетная документация:
- Себестоимость, прибыль;
- Оборот по периодам;
- Плановые показатели;
- Прогнозы деятельности предприятия.
- Кадровая данные:
- Учет личных дел;
- Перспективные планы.
Вся информация, отнесенная к коммерческой тайне, может быть разбита на подразделы:
- Имеющая высшую степень секретности;
- Строго конфиденциальная;
- Конфиденциальная;
- Сведения ограниченного доступа;
- Свободная информация.
Мероприятия по безопасности и защита
При разработке концепции защиты необходимо:
- Определить источники утечки и устранить их;
- Разработать и внедрить защиту на всех этапах её прохождения и использования;
- Необходимо точно знать и применять критерии оценки коммерческой информации и неукоснительно придерживаться их выполнения.
В обязательном порядке должно быть разработано «Положение о коммерческой тайне на предприятии», где оговаривается ответственность персонала предприятия за их нарушение, а на предприятии выстроена система безопасности, которая должна включать:
- Защиту на уровне специалиста по юридическим вопросам компании;
- Защиту с применением специальных программ, обеспечивающих безопасность ПК;
- Физическая защита персонала (служба безопасности предприятия);
- Использование технических средств соблюдения безопасности.
При достаточном квалифицированном персонале службы безопасности возможно обеспечение надежной защиты с соблюдением интересов предприятия и граждан.
Правовые отношения работника и администрации предприятия в области соблюдения секретности
На предприятии в обязательном порядке должен быть обеспечен высокий уровень безопасности за счет проведения правильной кадровой политики.
При заключении трудового договора должен содержаться пункт, по которому работник официально предупреждается о сохранении секретных данных ставших ему известными в ходе производственной деятельности на предприятии.
В договоре оговаривается условие, что при нарушении данного пункта работодатель имеет право прервать трудовые отношения с работником в одностороннем порядке.
Особо должно обращаться внимание на взаимоотношения между партнерами, заключающими договор о поставках продукции, услугах, научных разработках и т.д., где включается пункт, согласно которому запрещается передавать секретную информацию третьим лицам или распространять её в средствах массовой информации.